企業如何製度化管理商標

在傳統的商標管理中,商標證據管理一直處於被動狀態。其主要操作模式是在商標案件發生的時候,由商標管理部門主導(一般為法務部或知識產權部),請各個相關部門協助搜集相關的商標證據並進行篩選,選出有效證據適用到商標案件當中。這種方式可能會產生兩個問題:一個問題是案件的處理都有法定期限,在固定期限之內進行的證據調取工作可能會因時間倉促有所遺漏,不夠全麵;另一個問題是沒有從根源解決商標有效性的問題,很可能會造成這樣一種局麵,即在證據歸集過程中匯總的檔案材料眾多但篩選後可適用於商標案件中的證據屈指可數。這樣既對商標案件毫無裨益,還浪費了企業的管理資源。因此,在管理思路上有所調整可能是最好的選擇。

企業如何製度化管理商標

變被動應對主動管理

商標證據雖然在商標案件發生時才會發揮作用,但商標證據的管理應實現日常化,將商標證據管理作為企業商標管理的常規工作內容,與“養兵千日,用兵一時”異曲同工。待商標案件發生時,商標證據材料赫然在案,調取自如,處置輕鬆。

將證據有效性判定前置

在傳統方式中,商標管理部門並不過問商標使用部門的商標證據如何產生,這必然導致商標管理部門在篩選有效證據階段因商標證據證明力的不足而產生“巧婦難為無米之炊”的無力感。商標管理部門與商標使用部門之間的業務交互如果前置於商標使用行為發生之前,由商標管理部門指導商標使用部門按照商標證據有效性的要求去使用商標,那麽商標使用產生的證據材料皆為有效證據,可直接留存。一旦發生商標案件,無須篩選,可以直接調取使用。

如果要將商標證據管理作為企業商標管理的常規工作內容,製度化是最好的方式。

設置製度規範,一方麵可以讓相關主體在實施時各司其職、有章可依,另一方麵可以提高相關主體對企業商標證據管理的重視程度。

企業商標管理的製度設置首先要說明管理內容,即確定製度需要解決哪些問題。

按照基本框架設計,可以包括但不限於以下內容:

1.明確目的

商標證據管理的目的就是要充分保障有效的商標證據規範留存,在商標案件中可以及時調取使用,有力地維護商標注冊人的合法權利。明確目的便於企業員工更好地理解各種實施舉措設置的意義,在意識上達成共識,在行動上形成合力。商標證據管理的目的,並不是列入製度的僵化條文,而應將重視商標證據的思想由上而下地宣貫下去,真正從意識上提升員工的重視程度。

2.關注商標使用

商標證據的生產環節,決定了未來使用在商標案件中的商標證據的質量和數量,是商標管理工作中最為基礎的環節。商標證據的產生源自商標使用,但因為商標使用可能包含多種形式,也可能涉及較多部門,所以需要規範的工作內容既多且細。要規範商標證據的產生,可以抓住“兩個重點”和“三個原則”。

兩個重點

關於商標使用,最重要的是在全員意識中參透“兩個重點”。

1.商標使用要體現“四要素”,即標誌、主體、時間、範圍,這是保證證據證明力的必需要素。

2.商標使用要形成證據鏈,在單一證據不能或不便體現四要素的時候,可以通過一係列相關證據完整地證明待證事實。

三個原則

1.規則指引與示例樣本相結合。商標使用部門是商標證據產生的源頭,因此,要讓商標使用部門積極地參與到商標證據的管理工作中來。這種參與,首先要有具體的規則進行指引,讓商標使用部門了解其工作內容、協作路徑等,逐漸掌握商標證據有效性的相關專業知識,自覺自願地規範商標的使用,形成有效的商標證據。

但規則畢竟是抽象和概念化的,要求商標使用部門掌握屬於法律領域的專業知識絕不可能一蹴,既要給予充分的時間,又要提供便捷的路徑。例如,可以根據商標使用的主要形式製作商標證據的示例模板,生動地展示商標使用的應有狀態,可以在最短時間內幫助商標使用部門將複雜的商標管理工作變得易懂易操作,既可以最大程度地節約商標使用部門的時間,消除商標使用部門對於證據管理可能產生的抵觸和困惑情緒,還可以使企業的主要商標證據形式整齊劃一,有效規範。

2.實現管理效果與管理成本的均衡。商標證據管理應未雨綢繆地體現在日常管理之中,發生商標案件後才能從容應對,猶如軍隊,備戰時訓練有素,戰時才能驍勇破敵。商標證據管理要實現這種管理效果,可能要給相關部門增加工作內容,新置工作流程,占用更多的管理資源,需要先期的投入。但這種投入絕不是不計成本的多多益善,而是適度的恰到好處。簡言之,就是要充分考慮管理效果與管理成本之間的均衡,商標證據管理必然要付出一定的管理成本,但這個管理成本應是在保證管理效果基礎上的最小損耗。

3.傳統內容與新興事務兼顧。商標證據主要包括銷售廣告宣傳類和榮譽類等,在這些證據中,傳統的證據內容依舊是商標案件的主力軍,例如商品交易文書、產品包裝、廣告宣傳頁等。關注傳統內容的同時,企業也要對新興事務保持一定的敏感性。

隨著互聯網如火如茶的發展,交易和傳播逐漸發生了新的變化,網上交易和新媒體傳播的出現,使得商標證據不再囿於傳統形式,電子證據的比重逐漸增加,重要性也逐漸凸顯。因為網絡信息的易變性,電子證據的客觀性在商標案件中極易受到質疑,最好的方式是將電子證據進行公證,公證後的商標電子證據具有公信力和較高的證明力。但承受著電子證據的逐漸增多,將每份電子證據都進行公證將投入巨大的時間成本和經濟成本,不具有可行性,電子存證服務應運而生。

電子存證服務是指涉事一方將相關數據電文委托第三方機構使用時間戳等電子簽名技術處理後保存,以備將來司法所需。與電子合同不同的是,電子存證是一種單方的法律保護服務,主要應用在諸如某一方的知識產權證明、委托授權書、數據保存等場景。目前,已經有一些企業在電子存證服務方麵的產品初步獲得較好的市場反饋,這一服務也從法律領域逐漸擴大到金融、通信、互聯網、醫療等領域。

3.謹慎留存商標使用證據

商標證據的留存聽起來簡單,但在實施時需充分考慮諸多細節。實務中多數企業常見的處理方式是將商標證據留存在商標使用部門,商標管理部門需要時再向商標使用部門調取。這種方式可能產生的問題是商標管理部門對商標使用的具體情況了解不充分,商標案件發生時調取到的證據即便數據不足或證明力有問題,也隻能硬著頭皮在案件中提交,案件結果自然不樂觀。

AG国际厅假設商標管理的理想狀態,應該在各部門之間形成一種慣性良好的閉環管理,即加強商標管理部門和使用部門之間的互動,商標管理部門承擔起指導和監督商標使用、給予建議等職責,及時地發現商標證據中存在的問題反饋給商標使用部門,商標使用部門經過不斷調整以保障證據的有效性和全麵留存。具體做法上,可以賦予商標管理部門抽查商標使用證據的權利,也可以讓商標使用部門定期反饋部分商標使用證據給商標管理部門,便於他們了解企業商標的使用情況,及時對商標證據管理提出建議,進行調整。

商標證據可以留存在商標的使用部門,也可以歸集到商標管理部門,還可以存檔到檔案管理部門。選擇留存到哪個部門,與企業的組織架構和部門職能相關。如果由商標使用部門來管理商標證據,有其業務優勢,他們對證據產生的來龍去脈最為熟悉,可以從業務屬性的維度進行管理。但檔案存儲的規則還需與商標管理部門協商確定,以便於商標案件調取適用為宜。商標管理部門在管理商標證據上具有先天的專業法律優勢,商標證據歸集到商標管理部門手中,他們可以隨時關注商標的使用情況是否符合規定並給予整改建議,還可以在案件發生時直接調用,不必再委托商標使用部門配合調取。檔案管理部門在文件管理上具有專業的管理模式和豐富經驗,在保存時間和規則上都是標準化的,且有足夠的存儲空間。但是選擇檔案管理部門存檔,就要理順商標使用部門、商標管理部門與檔案管理部門三者之間的交互關係。

*常見的商標使用證據

《商標法》第四十八條規定:“本法所稱商標的使用,是指將商標用於商品、商品包裝或者容器以及商品交易文書上,或者將商標用於廣告宣傳、展覽以及其他商業活動中,用於識別商品來源的行為”。商業活動中商標使用的證據形形色色、不計其數,通常下列幾種形式被認為是有效的使用證據:

1、使用商標的商品、商品包裝、容器、標簽、產品說明書、介紹手冊、價目表等。

2、有商標使用的、與商品銷售有聯係的交易文書上,包括商品銷售合同、發票、票據、收據、商品進出口檢驗檢疫證明、報關單據、與商標印製企業簽訂的標明商標的合同或其開具的發票等。

3、對商標進行大規模廣告宣傳的資料,如能確認時間的報紙、雜誌、電視、廣播的廣告實樣;與廣告公司或電台、電視台等媒體簽訂的標明商標的廣告合同或其開具的發票;能確認時間的店堂、燈箱、戶外廣告的照片等。

4、商標許可他人使用的,可以提交商標使用許可合同。經商標局備案的使用許可合同,其證據效力要遠遠優於未備案的合同。

5、服務商標的使用證據。在下列情形中使用服務商標,視為服務商標的使用:服務場所、服務招牌、服務工具;帶有服務商標的名片、明信片、贈品等服務用品;帶有服務商標的賬冊、發票、合同等商業交易文書;廣告及其他宣傳用品;為提供服務所使用的其他物品,包括使用於服務的介紹手冊、店堂裝飾、工作人員服飾、招貼、菜單、價目表、獎券、辦公文具、信箋以及其他與指定服務相關的用品等。上述情況中能確認商標和使用時間的照片、實物均可作為使用證據。

6、為涉外注冊提供的、用來證明商標已在申請國使用的證據。在這個過程中,通常是提交能確認時間、商標、目的地及產品的訂單、合同、發票、信用證、提單、倉單等等。

在其位,謀其政

解決了商標證據管理的工作內容,下一步就是要明晰業務的相關部門,分配好各自的崗位職責。

商標管理部門是商標證據管理的主要部門,負責商標證據管理的整體規劃、製度設計、實施監督和建議指導等職能,承擔著最為重要的責任。

商標使用部門一般包括市場、銷售等業務部門,他們是商標使用的具體執行者,是商標證據的源頭。商標使用部門是商標管理的主要協助部門,他們的主要職責是規範地使用商標,依據製度規定規範留存或者向其他部門歸集商標證據。

其他協助部門包括財務部門、檔案管理部門等,都是商標管理的輔助部門,涉及的工作職責是在日常管理中有序地留存商標證據,在商標管理部門調取商標證據時能及時反饋。